Une conférence téléphonique est une réunion par téléphone rassemblant plusieurs personnes, très pratique, facile d’utilisation, sans engagement ni abonnement, utilisable à tout moment et qui ne nécessite aucun équipement particulier.
Pour chaque besoin, Media technologies vous propose une offre particulière.
Testez et utilisez une conférence téléphonique avec une très bonne qualité sonore au
0820 69 00 25* – Accès direct
Pour une réunion de réseau sans déplacement, organiser une conférence téléphonique est très avantageux. À la fois simple et économique, c’est aussi à la portée de tous parce que hormis un téléphone, un casque audio ou une fonction haut-parleur, elle ne requiert ni équipement ni procédés spécifiques. Toutefois, pour être réussie, elle nécessite une certaine discipline. Voici en quelques étapes comment bien organiser une conférence téléphonique :
La préparation pour organiser une conférence téléphonique:
Une bonne préparation est cruciale pour organiser une conférence téléphonique. À quoi faut-il absolument penser avant de procéder à l’organisation ?
Il est utile de faire une liste des différents participants et de leur disponibilité, de les inviter en leur indiquant la date et l’heure de la conférence téléphonique, le numéro d’appel et le code d’accès. Quelques minutes avant le commencement de la réunion, l’organisateur appelle le numéro de téléphone et en suivant les directives, il compose le code d’accès pour activer la conférence.
Chaque participant prévoie un endroit calme où il pourra s’installer pour se joindre à la réunion sans être dérangé et sans bruit de fond. Il faut aussi un responsable technique pour que les participants puissent à tout moment s’adresser à quelqu’un en cas de problèmes pendant la réunion.
Juste avant la conférence téléphonique, il est important de vérifier si le système fonctionne : contrôle du numéro d’appel, du code d’accès et des options choisies. La conférence téléphonique peut ainsi commencer!
Le déroulement d’une conférence téléphonique
A l’heure indiquée dans l’invitation envoyée, les participants composent le numéro de téléphone ainsi que le code d’accès.
L’organisateur doit veiller à ce que tout fonctionne avant l’heure prévue, en effectuant un appel test. Après s’être assuré de la présence de tous les participants, donner l’ordre du jour et préciser les objectifs : tout le monde saura ainsi de quoi il retourne.
Par définition, la conférence téléphonique ne donne pas d’autres repères que les voix, d’où l’importance des présentations : chaque participant doit se nommer avant d’intervenir. Et il faut une communication téléphonique à la fois pour éviter les incompréhensions.
Durant la conférence, laisser suffisamment de temps à chaque intervenant pour les questions.
Le respect de l’heure : une réunion téléphonique doit nécessairement être courte : au-delà d’une heure ou deux l’attention diminue considérablement.
A la fin de la conférence téléphonique, passer en revue tout ce qui a été retenu et les améliorations à apporter ainsi que les problèmes à régler avant la prochaine réunion. Il est important que les résultats et les stratégies d’amélioration soient récapitulés et communiqués aux participants.
Conseils d’utilisation pour la conférence téléphonique
Que vous soyez l’organisateur d’une conférence téléphonique ou que vous ne fassiez que prendre part, ces conseils vous aideront à tirer le meilleur de votre réunion virtuelle.
- Appeler à l’heure ou quelques minutes à l’avance (pour l’organisateur). Les cinq premières minutes de la plupart des conférences téléphoniques sont gâchées par des bips constants et les interruptions dues à l’arrivée de retardataires
- Eviter le bruit : le silence est d’or dans une réunion téléphonique
- Penser à ne pas parler trop fort
- Ne jamais mettre en attente : cela soumettra les autres participants à une musique d’attente ou à des bips.
- Respecter l’ordre du jour et être concis autant que possible.
- Rester concentré au maximum : éviter de se laisser distraire.
Organiser une conférence téléphonique est simple ; il suffit de savoir s’y prendre, en plus cela permet une économie importante de temps et de budget.
